理论学习
一份“消失”的文件
案例回放
从事过领导批示件办理工作的同志都知道一句话：“战战兢兢，如履薄冰。”我在省委办公厅文电处从事领导批示件办理工作将近10年，每年经手的文件有上万份,然而我工作中的第一个教训至今依然历历在目。也正是那一次，我对“战战兢兢，如履薄冰”这句话有了真切体会。
我所在的省委办公厅文电处实行的是主副班的值班办理制度，这和很多地方党委办公厅办理文件的机制一样。主副班的分工大体是：主班负责登记、办理文件；副班负责复印、发送文件。文电处一位老同志形象地告诉我：“主班坐着费脑子，副班站着做动作，只有主副班很好配合，才能高效完成繁重的文电办理任务。”
说起来，我们办理批示件的大致流程并不复杂。收到信件后，第一步是主班拆开信封、取出文件，第二步是主班阅读并登记文件，第三步是主班拟写办理意见并视情请示处领导，第四步是副班按照办理意见复印并发送文件。对于值班员而言，如此日复一日，看似机械单调、循环往复，但每一次又都是第一次，因为每个批件内容不同、指向各异。这就是文电办理的难点——既要把握普遍性，又要关注特殊性，而且大量机械重复的动作，容易使人产生松懈麻痹心理。往往就在这个时候，错误也会悄然而至，甚至是以意想不到的方式给人一个措手不及。
我的第一次教训就是这样发生的。
当时我已经值了一年多的主班，随着经手的文件越来越多，对工作越来越熟悉，刚值主班时的紧张感慢慢淡化，认为自己办理批示件驾轻就熟没问题了。那天轮到我值主班，我像往常一样收件、拆信封、登记、办理，一切都正常进行着，到了下午确实有些懈怠，一边办理文件，一边和同事开心地聊天，一天下来也没有遇到什么特殊情况。
第二天交接班后，我像往常一样回到自己的办公室，边看材料边休息。突然，电话铃声急促地响了起来，处长让我尽快过去。放下电话，我不禁出了一身冷汗——主班最担心的，就是第二天交完班后被领导叫过去，因为那多半是发生了什么差错或其他意外情况。
我匆忙跑到值班室，只见处长神色凝重地坐在那里。他焦急地问我，昨天有份文件是怎么办理的，为何文件办理系统中查找不到？
原来有个领导秘书打电话来，说报件部门今天与他沟通一个急件的报批进展，这个文件他昨天上午就送给我们了，怎么到现在报件部门还没有收到。我赶紧查找了昨天办理的所有文件，发现这位领导秘书送来的其他文件都收到了，恰恰缺少他催问的这份文件。我当时就呆住了，“嗡”地一下，脑袋一片空白。
还是处长有经验，问我是不是把那份文件落在信封里，根本没有拿出来。我们几个同志赶紧把昨天的信封从机要销毁袋里都找了出来，一堆人趴在地上挨个检查。果然发现，那份“要命的”文件竟然真的在其中一个信封里。
于是，我们抓紧补办，以最快的速度向报件部门反馈了批示件意见。等一切处理完毕，我才真正冷静下来反思：正是由于自己的麻痹大意造成了这次失误，如果不是领导的秘书打电话问，我们很难发现这份被漏办的文件，那样的话，对工作造成的影响将更加难以弥补。
这次教训，让我真正懂得了“战战兢兢，如履薄冰”的含义。从此以后，我一直“战战兢兢，如履薄冰”地去办理经手的每份批示件。慢慢地，我体会到：“战战兢兢，如履薄冰”不是一种恐惧或害怕，而是一种信念和担当。
（作者：常青）
读者视角
有的工作无功便是过，而文件办理工作却“无过便是功”。
饶 芳（解放军特种作战学院讲师）：
文件流转无小事，安全责任重如山。一个已经值了一年多主班的“熟手”，因偶然的疏忽，漏取了机要信封中的一份文件。这件事不但对当事人是一个深刻的教训，也给所有从事公文处理工作的人员敲响了警钟。
文件去哪儿了？——被“麻痹大意”遗忘了
领导批示件，是领导针对某一问题提出的处理意见，是领导部署、指导、推动工作和作出决策的重要方式之一。秘书工作人员认真办理领导批示件，对推动决策部署的贯彻落实和保障政令畅通具有重要意义。
然而，日复一日机械重复工作流程，很容易给有关工作人员带来精神上的疲劳，使人像长期绷紧的橡皮筋，逐渐失去了弹性和韧性，若没有足够的对工作意义的理解和责任心的支撑，思想就会变得松懈、麻痹。案例中的当事人就是在这种情形下，“一边办理文件，一边和同事开心地聊天”，使得“错误悄然而至”。可以说，思想懈怠和麻痹大意是造成文件“消失”的直接原因。
身边有这样一则类似的故事。
某部保密员小孙取回一批文件，他在清点登记时，发现少了一份秘密级机要件，可翻遍整个文件处理区都未见其踪影。小孙吓出了一身冷汗，脑子开始放电影似的回放……他确定自己在机要局签收时清点过那份机要件，可这份文件是怎么消失的呢？
当天的机要件格外多，小孙所带的机要包放不下，回单位途中，他只得把包里放不下的一些机要件堆在车后座上。可回程的路况不太好，有几份文件就被颠落在车厢地垫上了。当时，小孙也没太在意，随手捡起文件又放回后座位上。下车后，小孙抱起座位上的机要件就走，会不会当时大意……想到这儿，小孙赶忙奔回车队，找到司机打开车门，果然，那份机要件就躺在地垫的夹缝中。
文件去哪儿了？——被“严谨细致”找回了
案例中，幸亏领导秘书的及时催问和处领导的经验点拨，才使得值主班的当事人发现这份文件的漏取漏办，及时采取了补救措施。无论秘书的催问还是处领导的点拨，都是他们平时严谨细致的工作习惯使然。如果每个机关工作人员都能始终把业务规范内化于心、外化于行，使之成为严谨细致的工作习惯，就能有效防止差错或问题的发生。
以军队保密室接收文件为例。
保密室在接收文件时，有一整套制度化的流程，如签收、拆封、登记、分发（呈送）、办理或传阅等。程序并不复杂，要求也比较明确。但在实际工作过程中，却需要时刻严谨细致，注意把握一些细节。
签收前必须认真核对检查。某军队院校，因与一地方院校名称相近，地理位置也相距不远，曾一年内发生过五起机要局送错机要件的事情。签收前若不认真核对，很容易延误工作。不管用什么方式送来的文件，签收前必须先核对邮件封套上所注的收文单位或姓名，是否应为本单位签收；再核对并清点来件数量，如与《送文登记簿》或《回执清单》上登记的件数是否相符，以及与来文机关及日期是否相符；然后检查邮件封套、封口、密封标签是否完好，“急件”是否在规定时限内送达，等等。
签收后根据要求拆封也要注意一些细节。发往本机关的机要件，除了标明业务部门签收和领导人“亲启件”之外，其他情况一律由保密室拆封。启封时，要先将信封竖起，使信封内文件集中在不启封的那一侧，以免启封时损伤封内邮件。启封后，注意取净信封内文件等涉密载体和随附的发文通知单等，然后清点份数，并检查来件密级、作者、标题、年月日、受文单位、附件、页数等要素。
案例中的当事人就是在此环节中忽略了“取净”“清点”“检查”的细节，才导致文件被漏取。
在文件办理过程中，能否注重细节，把握工作链条各环节的衔接，更有悟性地处理看似机械的作业，既需要工作经验的积累，也是对敬业精神和工作态度的考量。有的工作无功便是过，而文件办理工作却“无过便是功”。每名公文处理人员，都应熟练掌握工作规范和流程，以“战战兢兢、如履薄冰”的工作态度和作风办理好经手的每一份文件。