理论学习
电话通知有学问
筹备会议时，电话通知各部门参会是办公室人员的一项常规工作。初当秘书时，我认为这个任务比较简单，只需原原本本传达会议通知，讲清时间、地点即可。但随着工作的开展，一个又一个问题接踵而至，我发现要做好这项看似简单的工作还真不容易。这里通过几个例子，跟大家交流一下自己的体会。
事前：了解清楚很重要
某次召开重大活动筹备会议，涉及卫生、安全、宣传等部门。当电话联系到某部门时，对方工作人员为准确通知到位，询问我本次活动需要其部门参与的具体事项有哪些。 我愣了一下，因为本次活动方案由某单位牵头制定，我手头并没有准备，只好让对方再与牵头单位联系。 这件事虽然顺利解决了，但给我敲了一个警钟：办公室工作不能有半点疏忽，会前通知更不能模棱两可、稀里糊涂，否则就会影响会议效果。从这以后，每次电话通知前，我都要认真阅读会议方案和会议材料，特别是重点任务、重点对象、注意事项等，了解清楚会议的每一个环节，在头脑中像放电影一样预演会议流程。正式电话通知前，我会在本子上罗列出会议关键词，比如“时间、地点、注意事项”等，确保了然于胸。
事中：一个部门也不能少
某次召开电视电话会议， 按要求设了分会场，与会部门达三十多个。会议按时开始后，有一个部门的主要负责同志却还没有签到。我赶紧联系其办公室人员，对方答复之前并没有收到会议通知。我这才回忆起来，昨天给他们打过电话，但没人接听，后来我外出办事，一忙就忘了再次打电话过去。 这次失误让我懊悔万分。 我认真总结了教训，思考怎样才能避免类似问题再次发生，并寻求一个稳妥的解决办法。于是，现在每次电话通知前，我都会在电脑上列出所有与会部门，然后按顺序一一通知，凡通知到位的部门都改成红色字体显示，凡未能接通的部门则仍用黑色字体，并在后面添加上电话号码，这样做一是方便回头看，对哪些部门还没通知到位一目了然；二是方便再次电话联系。这样把工作做细做实，才能确保不出差错。
事外：不能仅仅是机械传达
某次电话通知会议，接通电话后，对方热情地和我打招呼，准确地说出我的姓和职务。我愣了一下，因为我并不认识他，他解释看到这个座机号码就知道是我办公室的。我这才想起来，有几次打电话到这个部门，都是他接的，但我从没问过他是谁，往往是电话一通，就开始程序化地传达会议要求。这次尴尬引起我的反思：电话通知不仅仅是单向机械传达，也是办公室和部门之间的一次沟通与合作。于是，我开始留心每一次通话。针对接触部门较多的情况，我用一张表格详细记录下每个部门办公室接听电话人员的姓和性别，并努力记住他（她）的声音。这样，每当电话中传来对方的声音，我都能及时准确地与对方打招呼，电话通知变得不再冷冰冰，沟通更加和谐愉快。办公室工作无小事，哪怕是一件再简单的事，只要肯琢磨、爱动脑，总能发现新天地，开辟工作的新境界。就拿电话通知会议来说，虽然简单，但其中也有学问，只有认真对待、处处留心，才能确保工作到位。
（作者单位：江苏海安县政府办公室）